Processos automatizados
numa grande empresa
Criar processos automatizados para interpretar e processar as informações utilizadas nas atividades diárias da empresa, nomeadamente, atividades rotineiras e repetitivas.contexto
Na área de distribuição de energia, milhares de atividades rotineiras e repetitivas foram executadas diariamente, com um impacto altamente negativo para os trabalhadores, que as consideram tarefas entediantes e exaustivas, impedindo-os de trabalhar no aspeto mais importante: Fazer o negócio crescer!Uma empresa grande no domínio da distribuição de energia, independentemente do valor investido em soluções de IT, possuía uma grande percentagem dos seus trabalhadores desmotivados, que considerava que a maior parte do tempo era gasto em tarefas repetitivas, longas e de complexidade baixa. Consequentemente, os trabalhadores sentiram que não eram capazes de alcançar os seus objetivos principais, bem como ter tempo para perseguir outros projetos mais interessantes.
Reduzir custos, acelerar processos e remover a carga de trabalho indesejável
processos automatizados
1. Emissão de pedidos de autorização prévia no portal das finanças
Problema
- Mensalmente, tinha de se fazer o carregamento de centenas de items no portal das finanças.
- Este carregamento demorava uma semana a ser efetuado, e recorria-se a outsourcing muito caro.Solução
- Foi implementado um robot que automatiza este procedimento, mantendo uma base de dados SQL atualizada.
- Foi utilizado o sistema de queues do orchestrator, que permite que vários robots tratem da fila de trabalho simultaneamente.
Resultado
- O tempo de execução é agora apenas cerca de 5-6 horas, dividido por 3 robots.
- O cliente apenas envia um ficheiro quando necessita de correr o robot.
- Facilmente se pode enviar um relatório ao cliente com todos os dados de todas as transações, mediante requisito do mesmo.
- Mensalmente, tinha de se fazer o carregamento de centenas de items no portal das finanças.
- Este carregamento demorava uma semana a ser efetuado, e recorria-se a outsourcing muito caro.Solução
- Foi implementado um robot que automatiza este procedimento, mantendo uma base de dados SQL atualizada.
- Foi utilizado o sistema de queues do orchestrator, que permite que vários robots tratem da fila de trabalho simultaneamente.
Resultado
- O tempo de execução é agora apenas cerca de 5-6 horas, dividido por 3 robots.
- O cliente apenas envia um ficheiro quando necessita de correr o robot.
- Facilmente se pode enviar um relatório ao cliente com todos os dados de todas as transações, mediante requisito do mesmo.
2. Requisições de pagamento em SAP
Problema
- Mensalmente, tinha de se fazer o carregamento de centenas de items em SAP.
- Este carregamento demorava cerca de 3-4 dias a ser efetuado.Solução
- Foi implementado um robot que automatiza este procedimento, mantendo um ficheiro de Excel atualizado, tal como pedido pelo cliente.
- Este Excel é mantido pelo cliente e atualizado pelo robot, servindo de base de dados.
Resultado
- O tempo de execução é agora apenas cerca de 3-4 horas.
- O cliente apenas adiciona ao Excel de controlo os novos casos que quer correr.
- Surpreendido com o resultado, o cliente requisitou a parametrização de mais robots.
- Mensalmente, tinha de se fazer o carregamento de centenas de items em SAP.
- Este carregamento demorava cerca de 3-4 dias a ser efetuado.Solução
- Foi implementado um robot que automatiza este procedimento, mantendo um ficheiro de Excel atualizado, tal como pedido pelo cliente.
- Este Excel é mantido pelo cliente e atualizado pelo robot, servindo de base de dados.
Resultado
- O tempo de execução é agora apenas cerca de 3-4 horas.
- O cliente apenas adiciona ao Excel de controlo os novos casos que quer correr.
- Surpreendido com o resultado, o cliente requisitou a parametrização de mais robots.
3. Transformação de PDFs nativos em CSV
Problema
- Quando necessário, era necessário transformar PDFs de faturas para CSV, de modo a inserir automaticamente estes dados numa base de dados.
- Esta operação demorava cerca de 15 minutos por fatura.Solução
- Foi implementado um robot que automatiza este procedimento, fornecendo output com os CSVs já formatados.
Resultado
- Cada fatura demora menos de 10 segundos a ser tratada
- O cliente pode correr o robot on-demand, fornecendo input e recebendo output instantaneamente.
- Quando necessário, era necessário transformar PDFs de faturas para CSV, de modo a inserir automaticamente estes dados numa base de dados.
- Esta operação demorava cerca de 15 minutos por fatura.Solução
- Foi implementado um robot que automatiza este procedimento, fornecendo output com os CSVs já formatados.
Resultado
- Cada fatura demora menos de 10 segundos a ser tratada
- O cliente pode correr o robot on-demand, fornecendo input e recebendo output instantaneamente.
4. Envio de emails de felicitações
Problema
- Quando algum colaborador do cliente fizesse anos ou atingisse alguma milestone de antiguidade, era necessário felicitar o mesmo através do envio de um email.
- Este email teria de ser diferente consoante o caso (até consoante o nível de antiguidade).Solução
- Foi implementado um robot que automatiza este procedimento, acedendo a uma base de dados de forma segura, e gerando os emails quando necessário.
Resultado
- Este procedimento é quase instantaneo em toda a sua extensão.
- O robot tem uma caixa personalizada que torna o recebimento dos emails pelos colaboradores muito mais interessante.
- A execução é totalmente automática, não sendo necessária qualquer intervenção ou trigger.
- Quando algum colaborador do cliente fizesse anos ou atingisse alguma milestone de antiguidade, era necessário felicitar o mesmo através do envio de um email.
- Este email teria de ser diferente consoante o caso (até consoante o nível de antiguidade).Solução
- Foi implementado um robot que automatiza este procedimento, acedendo a uma base de dados de forma segura, e gerando os emails quando necessário.
Resultado
- Este procedimento é quase instantaneo em toda a sua extensão.
- O robot tem uma caixa personalizada que torna o recebimento dos emails pelos colaboradores muito mais interessante.
- A execução é totalmente automática, não sendo necessária qualquer intervenção ou trigger.
5. Extração de dados em massa em SAP
Problema
- Mensalmente, tinha de se fazer descarregamento massivo de dados em SAP, transformando os mesmo em formato TXT para carregamento em base de dados.
- Este processo demorava vários dias, recorrendo-se a outsourcing caro.Solução
- Foi implementado um robot que automatiza este procedimento, transformando os dados em formato TXT, e disponibilizando todos os outputs numa pasta designada pelo cliente.
Resultado
- O tempo de execução é agora apenas cerca de 2-3 horas.
- A execução é totalmente automática, não sendo necessária qualquer intervenção ou trigger.
- Mensalmente, tinha de se fazer descarregamento massivo de dados em SAP, transformando os mesmo em formato TXT para carregamento em base de dados.
- Este processo demorava vários dias, recorrendo-se a outsourcing caro.Solução
- Foi implementado um robot que automatiza este procedimento, transformando os dados em formato TXT, e disponibilizando todos os outputs numa pasta designada pelo cliente.
Resultado
- O tempo de execução é agora apenas cerca de 2-3 horas.
- A execução é totalmente automática, não sendo necessária qualquer intervenção ou trigger.
6. Envio diário de emails com formatação especial.
Problema
- Diariamente, eram enviados emails que demoravam várias horas a serem preparados.
- Estes emails tinham várias tabelas e icones.Solução
- Foi implementado um robot que automatiza este procedimento, gerando os emails de modo quase instantaneo.
Resultado
- O tempo de execução é agora meros segundos.
- A execução é totalmente automática, não sendo necessária qualquer intervenção ou trigger.
- Diariamente, eram enviados emails que demoravam várias horas a serem preparados.
- Estes emails tinham várias tabelas e icones.Solução
- Foi implementado um robot que automatiza este procedimento, gerando os emails de modo quase instantaneo.
Resultado
- O tempo de execução é agora meros segundos.
- A execução é totalmente automática, não sendo necessária qualquer intervenção ou trigger.
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