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Automação em empresa de grande dimensão

Os colaboradores de uma empresa de distribuição de energia passavam a maior parte do tempo em atividades repetitivas e mecânica. Dia após dia, como era de esperar, a desmotivação instalou-se. Para restaurar a motivação e o foco dos colaboradores, automatizámos todas essas tarefas repetitivas e previsíveis.
Automação em empresa de grande dimensão
The challenge

Está na hora de restaurar o entusiasmo e a concentração dos funcionários

A motivação dos funcionários estava diminuindo. Sobrecarregados com tarefas triviais, demoradas e repetitivas, sentiam-se pouco desafiados.
Devido ao tempo que essas tarefas consumiam, os funcionários não podiam dedicar-se a atividades mais criativas e significativas nem contribuir para o crescimento do negócio.

automated process of a large corporation

Como? We made IT matter

Com a ajuda do nosso cliente e da sua equipa, identificamos as tarefas repetitivas que poderiam ser automatizadas.
Em seguida, escolhemos as tecnologias mais adequadas para aliviar a carga dos colaboradores.

40%

de aumento na produtividade das equipas que utilizam RPA

$6.5T

de custos serão reduzidos, em todo o mundo, até 2025, através da automação de processos

+ 70%

dos processos de negócios podem ser automatizados, independentemente do sector

99%

dos erros serão reduzidos através da implementação de RPA

“Automation in the workplace: A guide for the C-suite” McKinsey & Company, 2020

1. Upload de documentos do Portal das Finanças

Todos os meses, centenas de documentos precisavam ser enviados para o Portal Financeiro. Esse procedimento levava uma semana e exigia recursos externos com custos elevados.

Solução configuramos um sistema de fila de Orquestração que atualiza um banco de dados SQL por meio de vários bots/automações.

Outcome envio de um único arquivo com todas as informações agora é um processo totalmente automático e leva apenas cerca de 5 a 6 horas.

2. Converter PDFs guardados em CSV

Era necessário converter arquivos PDF em CSV para alimentar um banco de dados. Essa operação levava cerca de 15 minutos por fatura.

Solução configuramos um robot para automatizar o procedimento. O output é um arquivo formatado em CSV.

Outcome agora, cada conversão de arquivo leva menos de 10 segundos. 

3. Upload de pedidos de pagamento na plataforma SAP

Todos os meses, centenas de itens tinham de ser carregados no SAP. Este procedimento demorava entre 3 a 4 dias para ser concluído.

Solução Criámos uma automação para esta rotina, mantendo um ficheiro Excel sempre atualizado com todos os pedidos.

Outcome agora, a tarefa só demora entre 3 a 4 horas. O colaborador apenas precisa de adicionar novos itens ao ficheiro Excel. E está feito.

4. Extração de data no SAP

Da mesma forma que o carregamento de ficheiros no SAP, era necessário extrair dados mensalmente dessa plataforma. Em seguida, os dados tinham de ser transferidos para um ficheiro de texto e carregados numa base de dados. Era contratado um serviço externo que fazia esse procedimento que demorava vários dias e tinha elevados custos para a empresa.

Solução criámos uma automação para responsabilizar-se pelo procedimento, convertendo os dados para formato TXT e disponibilizando todos os outputs numa pasta para que o cliente possa verificar.

Outcome o procedimento agora demora entre 2 a 3 horas, sem intervenção humana.

5. Enviar emails de aniversário

Numa grande empresa, é fácil perder o controlo de informação sobre os aniversários ou conquistas de todos os colaboradores.

Solução criamos uma automação que, através da informação presente na base de dados, envia emails personalizados sem intervenção humana.

Outcome não falhamos mais nenhum aniversário até porque este envio passou a ser 100% automático. Um pequeno gesto para um grande momento.

6. Enviar emails com formatação especial

Todos os dias eram enviados emails que levavam várias horas a preparar porque continham muitas tabelas e ícones específicos.

Solução criação de uma automação para automatizar o processo e gerar os emails quase de forma instantânea.

Outcome agora, bastam uns segundos para a criação do email.

Tecnologia

React

O projeto foi desenvolvido em React, juntamente com Craft.js e Redux. A equipa, composta por um grupo de 9 makers, utilizou, durante os 3 anos de duração do projecto, uma combinação de metodologias Scrum e Kanban.

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Inspire helped me build a solid team of developers to create a worldwide gaming platform. Not only did they solve the technical challenge, but also anticipated several improvement aspects in my business. Real partners!

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Managing Director at Gascan

Case Study: Automation on and off the pitch

As cozinhas e a transformação digital: um único sistema, visão completa

Um sistema único com uma visão completa para democratizar o design das cozinhas. Um processo, sem esforço, que permite realizar a encomenda desde a personalização até à entrega, simplificando a comunicação e eliminando erros e atrasos.

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