Étude de cas | RPA – InspireIT

Processus automatisés
au sein d'une grande entreprise

Créez des processus automatiques pour interpréter, traiter et exécuter des opérations utilisées dans les activités quotidiennes de l'entreprise, à savoir les activités de routine et répétitives.

contexte

Dans le domaine de la distribution d'énergie, des milliers d'activités routinières et répétitives ont été exécutées quotidiennement, avec un impact très négatif sur les travailleurs, qui les considèrent comme des tâches ennuyeuses et exhaustives qui les ont empêchés de travailler sur l'aspect le plus important : faire grandir l'entreprise!Une grande entreprise dans le domaine de la distribution d'énergie, quel que soit le montant investi dans des solutions informatiques, avait un niveau élevé de main-d'œuvre non motivée qui considérait que la plupart du temps passé à travailler était consacré à des tâches à forte consommation de temps et à faible complexité. En conséquence, les travailleurs estimaient qu'ils n'atteignaient pas leurs objectifs principaux et n'avaient pas non plus le temps de faire évoluer leurs méthodes de travail.
Réduisez les coûts, accélérez les processus et supprimez le type de charge de travail indésirable

processus automatisés

1. Émettre des demandes d'autorisation préalable sur le portail financier

Problème
- Des centaines de demandes préautorisées ont dû être téléchargées manuellement sur le portail financier chaque mois.
- Ce processus prenait jusqu'à une semaine pour se terminer en utilisant une externalisation très coûteuse.
Solution
- Un robot qui automatise les processus d'émission des demandes de pré-autorisation sur le portail financier a été implémenté, conservant une base de données SQL mise à jour.
- Un système de files d'attente a été utilisé, ce qui permet à plusieurs robots de gérer la file d'attente de travail simultanément.

Résultat
- Le temps d'exécution réduit à 5-6 heures, divisé par 3 robots.
- Le client envoie un fichier uniquement lorsqu'il a besoin d'exécuter le robot.
- Un rapport peut facilement être envoyé au client avec toutes les données de toutes les transactions demandées.

2. Demandes de paiement dans SAP

Problème
- Chaque mois, il fallait de trois à quatre jours pour charger les demandes de paiement dans SAP.
Solution
- Implémentation d'un robot qui automatise le processus de demande de paiements dans SAP, conservant un fichier Excel mis à jour à la demande du client.
- Cet fichier Excel est maintenu par le client et mis à jour par le robot, servant de base de données.

Résultat
- Le temps d'exécution maintenant est d'environ 3-4 heures.
- Le client ajoute uniquement tous les nouveaux cas qu'il souhaite exécuter sur le fichier Excel.
- Très satisfait avec le résultat, le client a demandé le paramétrage de plusieurs nouveaux robots.

3. Transformer des PDF natifs en CSV

Problème
- Pour insérer automatiquement les données d'une facture dans une base de données, il était nécessaire de transformer les fichiers PDF en format CSV.
- Cette opération prenait environ 15 minutes par facture.
Solution
- Mise en place d'un robot qui automatise le processus de transformation de PDF en CSV.

Résultat
- Chaque facture prend moins de 10 secondes pour être traitée.
- Le client peut exécuter le robot à la demande, fournissant une entrée et une réception de sortie instantanément.

4. Envoi de courriels de félicitations

Problème
- Lorsqu'un anniversaire d'un travailleur ou client, ou une étape importante concernant les années de service d'un travailleur, était atteint, le travailleur serait félicité par courrier électronique.
- Cet e-mail devrait être différent selon les cas, même en fonction du niveau d'ancienneté.
Solution
- Un robot qui automatise le processus d'envoi d'e-mails de félicitations a été implémenté, accédant en toute sécurité à une base de données et générant des e-mails en cas de besoin.

Résultat
- Cette procédure est presque instantanée.
- Le robot a une boîte personnalisée qui rend la réception des e-mails par les collaborateurs beaucoup plus intéressants.
- L'exécution est entièrement automatique, ne nécessitant d'aucune intervention.

5. Extraction de données de masse dans SAP

Problème
- Chaque mois, des données devaient être massivement téléchargées dans le système SAP, les transformant au format TXT pour le chargement de la base de données.
- Ce processus a pris plusieurs jours, recourant à l'externalisation coûteuse.
Solution
- Développent d'in robot qui automatise le processus d'extraction de données de masse dans SAP, transformant les données au format TXT et mettant à disposition toutes les sorties dans un dossier désigné par le client.

Résultat
- Actuellement, le temps d'exécution est d'environ 2-3 heures.
- L'exécution est entièrement automatique, ne nécessitant aucune intervention.

6. Envoi quotidien d'e-mails spécialement formatés.

Problème
- Des e-mails formatés, avec plusieurs tableaux et icônes, étaient envoyés quotidiennement.
- Cette tâche exigeait plusieurs heures pour être préparée et des emails envoyés.
Solution
- Implémentation d'un robot qui automatise le processus d'envoi quotidien d'e-mails a été implémenté, générant les emails presque instantanément.

Résultat
- Le temps d'exécution n'est plus que de quelques secondes.
- L'exécution est entièrement automatique, ne nécessitant aucune intervention ni déclenchement manuel.
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