Estudio de caso | RPA - InspireIT

Procesos automatizados
dentro de una gran corporación

Cree procesos automáticos para interpretar y procesar la información utilizada en las actividades diarias de la empresa, esto es, actividades rutinarias y repetitivas.

contexto

En el área de distribución de energía, miles de actividades rutinarias y repetitivas se ejecutaron diariamente, con un impacto muy negativo para los trabajadores, que las consideran tareas aburridas y exhaustivas que les impiden de trabajar en el aspecto más importante: ¡Hacer crecer el negocio!Una gran empresa en el dominio de distribución de energía, independientemente de la inversión en soluciones de TI, tenía un alto nivel de fuerza laboral desmotivada que consideraba que la mayor parte del tiempo dedicado a trabajar era en tareas de alto consumo de tiempo y de complejidad de bajo nivel. Como consecuencia, los trabajadores sintieron que no estaban logrando sus propósitos principales y tampoco tuvieron tiempo para desarrollar sus métodos de trabajo.
Reduzca los costos, acelere los procesos y elimine el tipo de carga de trabajo no deseada

procesos automatizados

1. Emitir solicitudes de autorización previa en el portal de finanzas

Problema
- Cientos de solicitudes preautorizadas tuvieron que cargarse en el portal de finanzas cada mes.
- Este proceso solía demorar hasta una semana en completarse utilizando una contratación externa muy costosa.
Solución
- Se implementó un robot que automatiza el proceso de emisión de solicitudes de autorización previa en el portal de finanzas, manteniendo una base de datos SQL actualizada.
- Se utilizó un sistema de colas que permite que varios robots manejen la cola de trabajo simultáneamente.

Resultado
- El tiempo de ejecución ahora es de solo 5-6 horas, dividido por 3 robots.
- El cliente solo envía un archivo cuando necesita ejecutar el robot.
- Se puede enviar fácilmente un informe altamente personalizable al cliente con todos los datos de todas las transacciones.

2. Solicitudes de pago en SAP

Problema
- Cada mês, cientos de elementos eran subidos al sistema SAP.
- Este proceso consumia entre 3 a 4 días.
Solución
- Se implementó un robot que automatiza el proceso de solicitud de pago en SAP, manteniendo un archivo Excel actualizado según lo solicitado por el cliente.
- El archivo Excel es mantenido por el cliente y actualizado por el robot, que sirve como base de datos.

Resultado
- El tiempo de ejecución actual es de 3 a 4 horas.
- El cliente solo necesita de añadir al archivo excel las informaciónes de nuevos pedidos.
- Sorprendido con los resultados, el cliente solicitó varias otras automatizaciones.

3. Transformando PDF nativos a CSV

Problema
- Para insertar automáticamente datos de una factura en una base de datos, era necesario transformar archivos PDF en CSV.
- Esta operación tiene un tiempo aproximado de 15 minutos por factura.
Solución
- Se implementó un robot que automatiza el proceso de transformación de archivos PDF nativos a CSV, que proporciona resultados con CSV ya formateados.

Resultado
- Cada factura tarda menos de 10 segundos en procesarse.
- El cliente puede ejecutar el robot a pedido, proporcionando las faturas y recibiendo las informaciones de imnediato.

4. Envío de correos electrónicos de felicitación

Problema
- Cuando un cliente o empleado cumplía años o alcanzaba un hito de antigüedad, era necesario felicitarlo enviando un correo electrónico.
- Este correo electrónico tendría que ser diferente según el caso, incluso según el nivel de antigüedad.
Solución
- Se implementó un robot que automatiza el proceso de enviar correos electrónicos de felicitaciónes, accediendo de forma segura a una base de datos y generando correos electrónicos cuando sea necesario.

Resultado
- Este procedimiento es casi instantáneo en toda su extensión.
- El robot tiene un cuadro personalizado que hace que la recepción de los correos electrónicos por parte de los colaboradores sea mucho más interesante.
- La ejecución es completamente automática, no requiere cualquier intervención.

5. Extracción masiva de datos en SAP

Problema
- Mensualmente, los datos debían descargarse masivamente en SAP, transformándolos en formato TXT para la carga de la base de datos.
- Este proceso llevaría varios días, teniendose que recurrir a la externalización con costos muy altos.
Solución
- Se creó un robot que automatiza el proceso de extracción masiva de datos en SAP, transformando los datos en formato TXT y poniendo a disposición todas los archivos generados en una carpeta designada por el cliente.

Resultado
- El tiempo de ejecución ahora es de solo 2 a máximo 3 horas.
- La ejecución es completamente automática, no requiere cualquier intervención manual.

6. Envío diario de correos electrónicos especialmente formateados.

Problema
- Correos electrónicos formateados, con varias tablas e íconos, se enviaban diariamente.
- La tarea demorava varias horas en prepararse y enviarse.
Solución
- Se implementó un robot que automatiza el proceso de envío diario de correos electrónicos especialmente formateados, generando correos electrónicos casi instantáneamente.

Resultado
- El tiempo de ejecución es ahora de segundos.
- La ejecución es completamente automática, no requiere cualquier intervención manual.
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